APROVACIÓ DELS PRINCIPIS DE BON GOVERN I  DEL CODI DE BONES PRÀCTIQUES DE LA UdG

Antecedents:

Els Principis de Bon Govern i el Codi de Bones Pràctiques de la UdG és resultat del treball de la Comissió de Governança de la UdG, tasca encomanada pel Consell de Govern en el seu acord de la sessió 1/10  de 28  gener de 2010.   En la seva redacció han participat una representació de tots els estaments i òrgans  de la nostra universitat, membres de Consell de Govern: degans i directors de Centre, directors d’institut, personal docent, estudiants i PAS.

La força vinculant que ha de tenir aquest codi s’ha de fonamentar en l’acceptació de manera lliure i voluntària dels principis que es descriuen. La seva aplicació, per inspirar i motivar una manera de funcionar els òrgans de govern, dependrà de la convicció del conjunt de la comunitat universitària respecte del model de govern  a seguir.

Exposició de motius:

Atès que la governança es pot interpretar com el conjunt de normes i propostes d’actuació que faciliten el bon govern i orienten a la gestió integral de la Universitat

Atès que l’objectiu últim del model de governança triat per la Universitat de Girona  es basa en  la millora de la informació i la comunicació de les decisions  entre tota la comunitat universitària,  en tots els àmbits de la universitat, i amb un model que pivoti al voltant de les persones per tal d’incrementar la seva participació i perquè, en definitiva, es  reforci el sentiment, ja existent,  de pertinença a la UdG.

Atès que la UdG ha optat pel repte de millorar la forma de treballar en l’àmbit de la direcció i el govern formulant els principis que haurien de regir el funcionament dels Òrgans de Govern unipersonals i col•legiats de la UdG.

Atès que aquests principis son un punt de referència per a la formulació d’un Codi de Bones Pràctiques que concreten els objectius en unes recomanacions.

Atès que el present document recull doncs una proposta de Principis de Bon Govern i un Codi de Bones Pràctiques que pretenen donar resposta a la diagnosi realitzada per part de la Comissió de Governança relacionada amb el model de governança de la UdG i que haurien de regir el funcionament dels Òrgans de Govern unipersonals i col•legiats i fomentar la participació de la comunitat universitària de la UdG.

Per tot l’anteriorment exposat, S’ACORDA:

Únic.- Aprovar el document que han de regir els Principis de Bon govern i el Codi de Bones pràctiques de la Universitat de Girona, d’acord amb el text següent: 

PRINCIPIS DE BON GOVERN I 
CODI DE BONES PRÀCTIQUES DE LA UdG

Índex:

1. Introducció

2. Principis de bon Govern de la UdG

3. Codi de Bones Pràctiques de Govern de la UdG

1. INTRODUCCIÓ

La governança es pot entendre com el conjunt de normes i propostes d’actuació que faciliten el bon govern i orienten la gestió integral de la Universitat. En aquest context, la UdG s’ha plantejat el repte de millorar la forma de treballar en l’àmbit de la direcció i el govern de la universitat, tot actuant amb criteris de rigor i responsabilitat, implicant totes les persones afectades.

L’objectiu últim del model de governança ha de ser la millora de la informació i la comunicació de tota la comunitat universitària en tots els àmbits i decisions de la universitat, amb un model que pivoti al voltant de les persones per tal d’incrementar la seva participació i perquè, en definitiva, acabin sentint la UdG amb orgull i satisfacció.

Per fer-ho, s’ha posat a debat en el si de la UdG la definició d’un model innovador de governança. Amb aquesta finalitat s’ha creat la Comissió de Governança per desenvolupar el procés de millora del model de governança de la UdG.

Fruit del procés de debat generat en el sí de la Comissió, una de les seves recomanacions ha estat la necessitat de formular uns Principis de Bon Govern i d’elaborar un Codi de Bones Pràctiques de la UdG que han de servir de guia per establir i/o millorar determinats aspectes relacionats amb la governança, l’acció de govern i l’exercici de la funció directiva de la Universitat.

El present document recull doncs una proposta de Principis de Bon Govern i un Codi de Bones Pràctiques que pretenen donar resposta a la diagnosi realitzada per part de la Comissió de Governança relacionades amb el model de governança de la UdG i que haurien de regir el funcionament dels Òrgans de Govern unipersonals i col•legiats i altres funcions directives de la UdG.

2. PRINCIPIS DE BON GOVERN DE LA UdG

En aquest apartat es formulen els principis que haurien de regir el funcionament dels Òrgans de Govern unipersonals i col•legiats i altres funcions directives de la UdG. Aquests principis són conceptuals i cadascun d’ells deriva en una sèrie d’objectius i d’accions concretes coherents amb la formulació del corresponent principi.

Es parteix de la base de que el principi de legalitat és el marc general bàsic en el que s’insereixen la resta de principis i és el principi jurídic essencial de tot Estat de Dret. En virtut d’aquest principi s’afirma el sotmetiment dels Òrgans de Govern de la UdG a la llei i a la normativa vigent. Aquest sotmetiment s’ha d’entendre amb un sentit de vinculació positiva, és a dir, que els Òrgans de Govern no només no han d’actuar en contra la llei, si no que només poden fer allò que la llei els permet fer.

Aquests principis són un punt de referència per a la formulació d’un Codi de Bones Pràctiques de Govern de la UdG, tenint en compte les peculiaritats o especificitats de la UdG i la diagnosi i propostes de millora formulades per part de la Comissió de Governança de la UdG que han de facilitar el bon govern de la nostra institució.

A continuació es presenten els Principis de Bon Govern de la UdG:

? PRINCIPI 1:
Claredat en l’assignació de funcions i responsabilitats dels Òrgans de Govern unipersonals i col•legiats i d’altres funcions directives de la Universitat

? PRINCIPI 2:
Representativitat i participació en els processos de presa de decisió de la Universitat

? PRINCIPI 3:
Transparència, accés i disponibilitat d’informació rellevant relacionada amb el govern de la Universitat

? PRINCIPI 4:
Eficiència en els processos de presa de decisió de la Universitat

? PRINCIPI 5:
Direcció Estratègica i rendició de comptes de la Universitat

? PRINCIPI 6:
Capacitació pel desenvolupament de la funció directiva i el lideratge de la Universitat

3. CODI DE BONES PRÀCTIQUES DE LA UdG

Cadascun dels principis formulats en l’apartat anterior es desenvolupa i es concreta a través d’uns objectius i d’unes accions concretes que es desprenen de les propostes i aportacions de la Comissió de Governança de la UdG, i que configuren el Codi de Bones Pràctiques de la UdG.

Així doncs, el Codi de Bones Pràctiques de la UdG en l’àmbit del Bon Govern s’estructura a 3 nivells:

• Nivell 1: PRINCIPIS
Formulació del principi de bon govern.

Respon a la pregunta: Quins son els principis de bon govern que considerem que s’han d’incorporar a la nostra pròpia cultura i a la manera de governar la Universitat?

• Nivell 2: OBJECTIUS
Establiment del que es vol aconseguir amb l’aplicació del principi

Respon a la pregunta: Què volem aconseguir amb l’aplicació de cadascun dels principis de bon govern formulats?

• Nivell 3: ACCIONS CONCRETES
Establiment dels mecanismes i instruments que s’utilitzaran per assolir els objectius formulats

Respon a la pregunta: Com portarem a la pràctica l’aplicació de cadascun dels principis formulats per assolir els objectius plantejats?

A continuació es presenten els principis i els objectius i accions concretes associades a cadascun d’ells:

? PRINCIPI 1:
Claredat en l’assignació de funcions i responsabilitats dels Òrgans de Govern unipersonals i col•legiats i d’altres funcions directives de la Universitat

Objectius:

1.1. Delimitar clarament les competències, la composició i les funcions delegables dels Òrgans de Govern col•legiats i de les Comissions en el Govern de la Universitat, a través dels criteris i reglaments adients i de la garantia dels principis de legitimitat i representativitat.

1.2. Definir amb precisió les competències, responsabilitats i implicacions de l’exercici d’un càrrec directiu i de representació, a fi i efecte que la persona que l’ocupa en sigui conscient, especialment en el moment de la presa de decisions.

1.3. Diferenciar els òrgans assessors i consultius dels òrgans amb competències pròpies o delegades per prendre decisions.

Accions concretes:

1.1. Elaborar i publicar a la Web un organigrama amb una explicació de l’estructura organitzativa, les funcions i les interrelacions dels òrgans de govern i de les unitats estructurals de la Universitat.

1.2. Facilitar als representants electes i/o de nova incorporació en els Òrgans de Govern unipersonals i col•legiats tota la informació relacionada amb la funció que els hi correspon desenvolupar en aquell òrgan (competències, reglaments, funcionament, etc...).

1.3. Donar publicitat i informar a la comunitat universitària a través dels canals corresponents de la constitució, objectius i funcions dels òrgans assessors i consultius que es vagin creant en el si de la universitat

? PRINCIPI 2:
Representativitat i participació en els processos de presa de decisió de la Universitat

Objectius:

2.1. Garantir la representativitat de les unitats estructurals en aquells Òrgans de Govern en què tinguin competències, sempre mitjançant la presència de membres electes

2.2. Establir els mecanismes de participació de la comunitat universitària respecte dels temes clau i obrir propostes a debats més amplis respecte de temes decisius quan sigui necessari. Canalitzar aquesta participació a través del sistema de representació establert.

2.3. Facilitar una via de comunicació directa i efectiva entre els representants i el col•lectiu al qual representen

2.4. Incentivar la participació en Òrgans de Govern mitjançant els instruments més adients.

2.5. Facilitar que hi hagin rotacions en els membres dels Òrgans de Govern i comissions, permetent que hi hagin mecanismes de recanvi

Accions concretes:

2.1. Crear comissions delegades del Consell de Govern formades exclusivament per membres del propi Consell per desenvolupar determinats temes delegables segons estableixin els estatuts i la normativa interna de la Universitat

2.2. Crear òrgans assessors formats per directors de les Unitats Estructurals de la Universitat per facilitar la seva implicació en els processos de debat, consulta i presa de decisió

2.3. Poder comptar, si s’escau, amb la col•laboració d’altres persones de la pròpia universitat o externes, que els membres de l’òrgan assessor considerin qualificades per fer aportacions interessants relacionades amb els temes de reflexió i debat

2.4. Elaborar fulls de ruta (diagrama de flux amb etapes i calendari) dels processos de participació i presa de decisions importants en temes clau per tal de poder debatre prèviament i tenir l’oportunitat, si escau, de consensuar un posicionament respecte d’un tema de discussió concret per part dels participants en el procés

2.5. En el cas de la designació de representants de directors de Departaments i d’instituts al Consell de Govern, facilitar que la elecció del seu representant es faci per i entre ells i determinar la duració del seu mandat al Consell de Govern.

2.6. Aplicar la normativa pel que fa a la participació dels membres elegits als Òrgans de Govern col•legiats, facilitant-ne la substitució en el cas de no assistència injustificada i reiterada

2.7. Regular i donar facilitats per la participació i assistència a reunions a través de Videoconferència i altres mitjans audiovisuals

? PRINCIPI 3:
Transparència, accés i disponibilitat d’informació rellevant relacionada amb el govern de la Universitat

Objectius:

3.1. Aconseguir que els membres que formin part d’Òrgans de Govern unipersonals i col•legiats o Comissions, i persones que desenvolupen funcions directives en l’àmbit de la universitat exerceixin les seves funcions amb la màxima responsabilitat i visió institucional

3.2. En les convocatòries dels Òrgans de Govern i Comissions, assegurar:

- Que les convocatòries es proposen amb la suficient antelació per a garantir l’adaptació de les agendes i el temps convenient per analitzar i preparar correctament els temes a tractar
- Que es lliuri la documentació necessària per que els seus membres comptin amb la informació necessària, en temps i forma, per poder treballar amb tots els elements i coneixements necessaris
- Que es posi a disposició dels membres del Consell de Govern les convocatòries, actes i documentació completa de les Comissions Delegades pel seu coneixement

3.3. Posar en coneixement de la comunitat universitària els circuits i processos d’aprovació de les decisions dels Òrgans de Govern de la Universitat.

3.4. Facilitar els mecanismes que garanteixin la difusió i coneixement dels acords presos en els Òrgans de Govern per part de la Comunitat Universitària.

3.5. Dotar-se de sistemes de Comunicació coherents, tot definint què es vol comunicar, a qui es vol comunicar, establint i dissenyant els canals de comunicació adients per fer-ho i determinant la llengua en que es vol fer.

Accions concretes:

3.1. Desenvolupar i utilitzar una aplicació informàtica o gestor de convocatòries per gestionar les convocatòries del Consell de Govern i de les Comissions Delegades de forma eficient i fàcil de consultar (Doodle)

3.2. Articular un sistema que avisi quan la informació de la convocatòria dels Òrgans de Govern i la seva documentació estiguin disponibles a la xarxa

3.3. Difondre els acords presos en les reunions dels Òrgans de Govern i el resultat de les votacions per que siguin conegudes per la comunitat universitària.

3.4. Incorporar el procés de Direcció i Planificació Estratègica en els mecanismes de Comunicació i en els processos de rendició de comptes de la UdG.

3.5. Utilitzar instruments i eines existents (internet, xarxes socials, twitter, etc.) que facilitin el contacte i accés directe entre la comunitat universitària i els membres dels Òrgans de Govern unipersonals i col•legiats.

? PRINCIPI 4:
Eficiència en els processos de presa de decisió de la Universitat

Objectius:

4.1. Diferenciar en l’ordre del dia dels Òrgans de Govern els temes a aprovar que provenen de les Comissions dels temes a sotmetre a debat en el sí del Consell de Govern. Les propostes debatudes en el sí de les Comissions s’aprovaran o no pels Òrgans de Govern però s’hauria d’evitar tornar a ser debatudes per aquest òrgan

4.2. Assegurar que les presentacions de les propostes d’acord siguin molt sintètiques i reflecteixin els punts essencials del debat. Les propostes haurien de ser formulades i redactades prèviament perquè tothom conegui que és el que realment s’aprova.

4.3. Evitar que les actes siguin una transcripció de tot el que es diu en les reunions i sintetitzar el contingut en temes tractats i acords

Accions concretes:

4.1. Elaborar un ordre del dia i preveure un horari d’inici i finalització de les reunions dels Òrgans de Govern

4.2. En el tractament dels temes en els Òrgans de Govern, diferenciar-los en 4 àmbits:
- Informació: temes d’interès sobre els que convé informar
- Ratificació: temes debatuts i aprovats prèviament en Comissions delegades dels Òrgans de Govern que s’han de ratificar
- Aprovació: temes que s’han d’aprovar expressament per l’òrgan de govern corresponent
- Debat: temes que s’han de sotmetre a debat i discussió en el sí de l’òrgan de govern corresponent

4.3. Disposar d’una plantilla o exemple d’acta tipus que serveixi de model de referència.

4.4. Elaborar un document per reunions dels Òrgans de Govern amb participació àmplia, on s’especifiqui el temps de les intervencions i el nombre de torns de paraules i la dinàmica de les reunions per facilitar la tasca del moderador.

4.5. Dissenyar i implementar un sistema i assignar un responsable de seguiment dels acords presos en les reunions dels Òrgans de Govern que permeti conèixer l’estat d’implementació dels mateixos
? PRINCIPI 5:
Direcció Estratègica i rendició de comptes de la Universitat

Objectius:

5.1. Configurar un model de Direcció Estratègica i governança de la Universitat basat en l’autonomia i la responsabilitat i adequat per a l’avaluació i la rendició de comptes

5.2. Disposar d’un sistema de Direcció Estratègica que permeti fer un seguiment de les accions previstes en el Pla Estratègic i del grau d’assoliment dels objectius. Donar-ho a conèixer a la comunitat universitària a través dels canals oportuns

Accions concretes:

5.1. Disposar d’un Pla Estratègic de la Universitat en el que es defineixin, en clau de futur, uns objectius institucionals que facilitin una visió compartida i permetin alinear l’acció de govern i l’exercici de la funció directiva dels càrrecs de responsabilitat de la Universitat.

5.2. Desplegar el Pla Estratègic amb Plans Sectorials i Plans de les Unitats Estructurals que incorporin objectius, accions concretes i indicadors propis que permetin fer un seguiment del grau d’assoliment dels objectius

5.3. En la rendició de comptes, utilitzar taules de gestió de la informació on s’identifiqui per cada input d’informació, quins són els indicadors més adequats, on cal recollir les dades, quin és el canal de comunicació més adient i a quin grups d’interès cal rendir comptes.

? PRINCIPI 6:
Capacitació pel desenvolupament de la funció directiva i el lideratge de la Universitat

Objectius:

6.1. Identificar i conèixer de primera mà models de lideratge d’universitats o entitats de referència que permetin aprendre dels altres i ajudin a definir, adquirir i compartir una cultura de lideratge pròpia i comuna a tots aquells que ocupen càrrecs amb responsabilitat directiva a la Universitat

6.2. Dissenyar i desenvolupar un programa de formació en direcció i gestió per a les persones que ocupen i/o ocuparan potencialment càrrecs directius de la universitat, que es pugui adaptar a les necessitats de cada persona en funció de la procedència i el rol que hagi de desenvolupar.

6.3. Facilitar que les persones que han de desenvolupar càrrecs amb responsabilitat directiva disposin dels mecanismes de retorn per saber com ho estan fent, i què els pot ajudar en l’exercici del càrrec

Accions concretes:

6.1. Disposar d’un pla d’acollida pel personal amb responsabilitats directives a fi de que pugui adquirir els coneixements i informacions bàsiques de la universitat necessaris per a l’exercici del càrrec. La informació pròpia de la UdG hauria de fer referència, entre altres, al Pla Estratègic, els Plans Sectorials, l’estructura organitzativa, les funcions dels Òrgans de Govern, el model de finançament, els reglaments de funcionament intern, etc.

6.2. Incloure en el programa de formació en direcció i gestió temes i tècniques de lideratge, planificació i direcció estratègica, direcció per objectius, gestió de RRHH i d’equips, gestió de reunions, tècniques de mediació i resolució de conflictes, etc.

6.3. Implementar sistemes d’acompanyament i suport en els que persones que ja han exercit el càrrec acompanyen i formen temporalment als nous directius

6.4. Ajustar determinats aspectes com els horaris laborals i de dedicació a l’activitat ordinària de les persones que ocupen càrrecs de responsabilitat directiva, i fomentar la igualtat de gènere en el desenvolupament de la funció directiva de la universitat