Instrucció del secretari general 2/2011, d’1 de juny de 2011, en relació al procediment operatiu de consolidació de les actes de qualificació d’estudiants per la convocatòria de juny de 2011
Exposició de motius: La Universitat de Girona ha debatut abastament les necessitats de simplificar les operacions assignades al professorat en els procediments de signatura de les actes de qualificació dels estudiants i de preservar-ne el valor documental. En aquest sentit, la Instrucció del secretari general 2/2010, de 7 de juny de 2010, de modificació de la Instrucció 5/2005, de 29 de novembre de 2005, sobre els procediments d’accés, formalització, tramesa, custòdia i modificació de les actes de qualificacions acadèmiques, als efectes de possibilitar la implantació de les actes de qualificació en format electrònic, materialitza la possibilitat prevista en la Instrucció 5/2005, de 29 de novembre de 2005, sobre els procediments d’accés, formalització, tramesa, custòdia i modificació de les actes de qualificacions acadèmiques, als efectes de possibilitar la implantació de les actes de qualificació en format electrònic de prescindir de la formalització de les actes de qualificacions acadèmiques en suport paper i firma manuscrita i dóna cobertura a la prova pilot que s’ha dut a terme en la FCEE i preveu la implantació del format electrònic per a totes les actes de qualificació d’estudiants a la Universitat de Girona, la qual cosa es realitza mitjançant aquesta instrucció.
Cal fer notar, però, que és voluntat del Vicerectorat de Política Acadèmica desenvolupar una nova normativa d’avaluació i qualificació d’estudiants que, superant la vigent Normativa de sistemes d’avaluació dels estudiants en els estudis oficials de grau de la UdG, aprovada pel Consell de Govern 5/09, de 28 de maig de 2009, s’ajusti a les característiques de tots els estudis organitzats conforme als requeriments de l’Espai Europeu d’Educació Superior, la qual cosa podria suposar algun canvi en els sistemes de qualificació dels estudiants.
Per aquest motiu, aquesta instrucció no estableix més actuacions que les necessàries per estendre la implantació d’actes electròniques a totes les actes acadèmiques en les que es recull la qualificació d’estudiants de la Universitat de Girona a partir de les corresponents a la convocatòria de juny de 2011.
L'actuació administrativa automatitzada es troba regulada en l’article 44 de la Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, on estableix que les administracions públiques catalanes poden fer actuacions automatitzades per a constatar la concurrència dels requisits que estableix l’ordenament jurídic, declarar les conseqüències previstes, adoptar les resolucions i comunicar o certificar les dades, els actes, les resolucions o els acords que constin en llurs sistemes d’informació, mitjançant la utilització del sistema de signatura electrònica basada en criteris i paràmetres objectius. L'eina bàsica per a produir l'actuació administrativa automatitzada és el certificat digital denominat certificat de segell d'òrgan, i els certificats de segell d'òrgan emesos per CATCERT s'ajusten completament al perfil de certificat que fins aquí es menciona.
El procés de signatura d’actes acadèmiques s’ajusta a les condicions de no haver-hi discrecionalitat per part de l'Administració, i ser un supòsit clarament reglat i molt limitat a variacions, ja que parteix de que el procés de qualificació és previ. Es tracta per tant d’una actuació administrativa susceptible de ser produïda per un procediment concret i conegut dins un sistema d'informació adequadament programat sense necessitat d'intervenció d'una persona física en cada cas singular.
Aquesta instrucció es dicta en el marc de les competències que corresponen a la Secretaria General en la seva qualitat de responsable superior de la fe pública universitària (art. 101 dels Estatuts de la Universitat de Girona, acord GOV/94/2011, de 7 de juny publicat al DOGC núm. 5897, de 9 de juny de 2011), va adreçada a determinar el procediment operatiu de consolidació de les actes de qualificació d’estudiants que haurà d’aplicar-se a la convocatòria de juny de 2011.
Per tot això DISPOSO:
Primer.- El procediment operatiu de consolidació de les actes de qualificació d’estudiants per la convocatòria de juny de 2011 serà el següent:
1. Durant el termini establert en el calendari acadèmic de la Universitat de Girona el professor serà l’encarregat d’introduir les notes a l’aplicatiu de Gestió Acadèmica. Un cop introduïdes i comprovades les qualificacions el professor tancarà l'acta i l'aplicatiu de Gestió Acadèmica invocarà automàticament el segell d'òrgan corresponent que serà l'encarregat de signar electrònicament l’acta a través de la mateixa aplicació informàtica.
2. En el cas que en el pla docent consti més d’un professor com a signatari de les actes de qualificacions d’una assignatura només hi haurà un professor que farà efectiu el tancament i l’aplicatiu de Gestió Acadèmica comunicarà a la resta de professors de l’assignatura el tancament i signatura de l’acta.
3. El procediment de modificació d'actes derivat d'una correcció d'error l'iniciarà el professor que introduirà la modificació a l'aplicatiu de Gestió Acadèmica. Un cop introduïda la modificació la secretaria acadèmica de la facultat/escola corresponent la validarà. Un cop validada l'aplicatiu de Gestió Acadèmica invocarà el segell d'òrgan de la facultat/escola corresponent que signarà la diligència. En el cas de les escoles adscrites i les que no estiguin vinculades a centres docents l'aplicatiu de Gestió Acadèmica invocarà el segell d'òrgan de Secretaria General.
4. Les modificacions d’actes per raó d’altes d’estudiants que no apareixien a l’acta original tancada s’iniciaran d’ofici per part de la unitat administrativa competent (secretaria acadèmica corresponent) en base a una justificació motivada. Aquesta modificació generarà un avís al professor responsable de l'acta que haurà d'introduir una diligència d'alta a l'aplicatiu de Gestió Acadèmica. Un cop el professor la validi l'aplicatiu de Gestió Acadèmica invocarà el segell d’òrgan de la facultat escola corresponent que signarà la diligència d'alta. En el cas de les escoles adscrites i les que no estiguin vinculades a centres docents l'aplicatiu de Gestió Acadèmica invocarà el segell d'òrgan de Secretaria General.
Segon.- Respecte la convocatòria de juny de 2011serà d’aplicació la Instrucció del secretari general 5/2005, de 29 de novembre de 2005, sobre els procediments d’accés, formalització, tramesa, custòdia i modificació de les actes de qualificacions acadèmiques modificada per la Instrucció del secretari general 2/2010, de 7 de juny de 2010, en tot allò que no s’oposi o contradigui els termes previstos en aquesta Instrucció o els principis en què es fonamenta.
Tercer.- Aquesta instrucció entrarà en vigor l’endemà de la data de la seva signatura.