Instrucció núm. 6/2012 de criteris per al tancament de l'exercici pressupostari 2012

Davant la proximitat de la fi de l’exercici pressupostari de 2012 s’estableixen les pautes sobre les operacions de tancament del pressupost, les dates límit per a la comptabilització de la despesa amb càrrec al 2012, i la tramitació dels documents al servei que correspongui: Servei d’Economia, Patrimoni i Contractació (SEPIC), Servei de Recursos Humans i OITT.

Cal remarcar que d’acord amb el preveu el “Reial Decret-llei 14/2012 de 20 d’abril, de mesures urgents de racionalització de la despesa pública en l’àmbit educatiu ”les Universitats hauran de confeccionar la liquidació dels seus pressupostos abans del primer de març de l’exercici següent. Per aquest motiu aquests anys les dates de liquidació s’hauran d’ajustar al compliment d’aquest decret.

També l’Ordre EHA/3378//2011 d’1 de desembre, que modifica l’Ordre EHA 3012/2008 de 20 d’octubre, modifica l’article 10 pel que fa al termini de presentació del model 347 de declaració anual d’operacions amb tercers que s’haurà de presentar abans de finals del mes de febrer.

Tot això fa que en aquest exercici calgui ajustar més els terminis per confeccionar el tancament 2012

Qüestions generals que regeixen la gestió econòmica durant el període de tancament

a) La data màxima per comptabilitzar despesa amb càrrec al pressupost 2012 serà el 18.12.2012 a les 18:00h. A partir d’aquest moment, el sistema Àliga permetrà a tots els usuaris la funció de consulta.

Excepcionalment el SEPIC establirà el procediment per comptabilitzar la despesa amb posterioritat a aquella data.

b) Per tal de garantir el subministrament de béns i serveis que s’hagin de realitzar a partir del 18.12.2012 i fins a final d’any, els gestors econòmics utilitzaran les comandes manuals. A l’obertura del sistema Àliga en l’exercici 2013, aquestes comandes s’hauran d’informatitzar immediatament per tal que quedin comptabilitzades.

c) Els pagaments realitzats pels Fons de Maniobra dels centres i serveis amb càrrec al pressupost 2012 es podran realitzar fins al 30.11.2012. A partir d’aquesta data, els pagaments realitzats des dels FM dels centres i serveis es regularitzaran amb càrrec al pressupost del 2013.

En el cas de projectes i/o altres accions que tinguin com a data de finalització el 31.12.2012, i que requereixin la regularització de les operacions de FM amb càrrec al pressupost 2012, a partir de l’1.12.2012 es canalitzaran pel Fons de Maniobra central de la Tresoreria.

d) Recreació de la despesa compromesa durant el 2012 a l’exercici 2013. Els documents A, D, AD, RC, en estat “validats”, i els apunts de FM pendents de regularitzar, es recrearan de l’exercici 2012 al 2013, amb càrrec al pressupost 2013. En el cas que el pressupost 2013 fos insuficient per atendre aquesta recreació, la Gerència determinarà la manera de procedir.

e) Per assegurar una correcta recreació, és important que els gestors econòmics facin la revisió dels documents RC, A, AD i apunts de FM pendents de regularitzar, efectuats el 2012. Cal fer el següent en totes les unitats de despesa:

- Depurar els documents A, D i AD pendents de validar o ja validats i que calgui anul•lar.
- Depurar els documents ADOP i OP pendents d’imprimir i anul•lar-los, si calgués.
- Depurar els documents ADOP i OP impresos i anul•lar-los, si calgués.
- Depurar comandes incorrectes, si n’hi hagués.
Els RC, A, D i AD, que portin data 03.01.2012 i que per tant corresponen a documents del 2011 recreats, s’anul•laran pel saldo disponible a la data de tancament de 31.12.2012.

1. Tancament pressupost d’Ingressos

1.1. Drets d’exercicis tancats. Anul•lacions o reclamacions.

Els responsables econòmics que gestionin unitats de despesa finançades amb subvencions exteriors, caldrà que revisin els drets pendents de liquidar o cobrar i la justificació presentada davant l’organisme atorgant.

En funció d’aquesta revisió, caldrà que presentin davant la Tresoreria la sol•licitud d’anul•lació de drets, segons model establert a l’efecte (Intranet, SEPIC). Aquesta sol•licitud haurà d’arribar a Tresoreria abans del 30.01.2013, i la data del document haurà de ser del 2012.

1.2. Emissió de factures

L’emissió de factures de serveis i convenis o contractes a l’empara de l’art. 83 de la LOU, així com les factures de serveis prestats per part de les unitats i serveis de la UdG, es realitzarà en el termini màxim del 16.01.13 i amb data 31.12.2012.

Per tant, les diferents unitats o serveis administratius que hagin de tramitar Ordres de Facturació al SEPIC, ho hauran de fer en el termini màxim del 11.01.2013.

Així mateix, les ordres de facturació de serveis i convenis o contractes a l’empara de l’art. 83 de la LOU que emet l’OITT hauran de ser trameses a aquesta en el termini màxim del 11.01.2013.

1.3. Liquidació dels comptes restringits d’ingressos

Les liquidacions dels comptes bancaris restringits d’ingressos corresponents al mes de desembre de 2012 (i mesos anteriors que estiguin excepcionalment pendents) s’han de fer davant la Tresoreria, no més tard del dia 11.01.2013.

2. Tancament Pressupost de Despeses

2.1. Comptabilització de la despesa amb càrrec al 2012 i dates límit de tramesa de documents

2.1.1. Documents pressupostaris

La data límit per a confeccionar documents pressupostaris serà el 18.12.12. Aquests hauran de tenir entrada al SEPIC el 21.12.12 com a màxim.

Els documents pressupostaris que no arribin dins aquest termini al SEPIC seran anul•lats automàticament la primera setmana de gener.

2.1.2. Transferències o traspassos de crèdit

La data límit per a sol•licitar transferències o traspassos de crèdit del pressupost 2012 al SEPIC és el 5.12.2012.

2.1.3. Propostes i/o modificacions de contractació de personal (altes, baixes, canvis situacions administratives)

S’estableixen els següents terminis per a la presentació davant el Servei de Recursos Humans de les propostes de contractació de PAS temporal, d’altes o canvis de situacions administratives, i d’altres conceptes retributius:
- Propostes de contractació de PDI i PAS laboral temporal: 21.11.2012
- Altes, baixes, modificacions i/o canvi de situacions administratives: 03.12.2012
- Altres retribucions i indemnitzacions (dietes, etc.): 03.12.2012

Les propostes que es presentin al Servei de Recursos Humans més enllà d’aquests terminis es pagaran amb la nòmina de gener de 2013.

2.1.4. Comandes externes gestionades centralitzadament i comandes Viatges IBERIA

Les comandes externes gestionades des de la Secció de Compres i Logística (SEPIC), i amb càrrec al 2012, hauran de tenir entrada a aquesta secció com a màxim el dia 18.12.12.

A partir del 18.12.12, i fins a l’obertura del sistema Àliga, l’agència de viatges IBERIA (Vibo Viajes) admetrà les comandes manuals sense AD. Les unitats administratives numeraran, al seu criteri, aquestes comandes manuals. A l’obertura de l’Àliga aquestes comandes s’hauran d’informatitzar immediatament, i es farà constar la numeració manual en la descripció de la comanda i AD.

Recordem que les AD (i comandes si escau) resultants de la informatització de les comandes manuals que s’hagin pogut realitzar a finals d’any a Viatges IBERIA, s’hauran de fer arribar a la Tresoreria.

2.1.5. Comandes de material d’oficina – magatzem UdG

Les comandes de material d’oficina del magatzem de la UdG amb càrrec al pressupost 2012 es podran efectuar fins el 12.12.12, sempre i quan el magatzem disposi del material sol•licitat en estoc. A partir del dia 13 totes les comandes que tinguin entrada al SEPIC i es puguin servir durant l’exercici 2012, seran comptabilitzades a càrrec del pressupost 2013.

En cas que no hi hagi estoc, la comanda no podrà ésser comptabilitzada amb càrrec al 2012 i caldrà repetir-la en l’exercici 2013. Per tant, en aquest cas d’ajornament, la comanda anirà a càrrec de l’exercici 2013.

2.1.6. Expedient de contractació

Totes les adquisicions subjectes a la publicitat i concurrència requerides en la Llei de Contractes del Sector Públic, restaran subjectes als terminis legals establerts.

2.1.7. Unitats de despesa que cal donar de baixa

Amb la finalitat d’efectuar una correcta càrrega pressupostaria cal que s’informi al SEPiC en el termini màxim del 5.12.12 de les unitats de despesa que cal donar de baixa per a l’exercici següent.
2.1.8 Certificat dels usuaris que pertanyen a cada grup d’usuaris

Cal que cada propietari dels diferents grups d’usuaris certifiqui en data 31 de desembre de 2012 la llista d’usuaris que formen part dels seus grups. El model per fer-ho es troba a La meva UdG / Serveis a la comunitat/Economia Patrimoni i Contractació/ Documents Comptabilitat i Pressupostos.

3. Comptabilització factures 2012 a l’exercici 2013

3.1. Termini màxim de comptabilització a l’exercici 2013 de factures amb data 2012

Les factures de proveïdors amb data 2012, amb càrrec a l’exercici 2013, es comptabilitzaran com a màxim el 31.01.2013. Per tant, a partir d’aquesta data no es podran associar factures amb data 2012 a ADOPs i OPs i a Operacions de Fons de Maniobra. El canvi d’aquesta data ve donat per l’avançament per part de l’Agència Tributaria de la data de presentació del model 347 (operacions superiors a 3.005,12€)

3.2. Obligació d’abonar i fer una factura nova

En el cas que, a partir del 31.01.2013, es disposi d’una factura amb data 2012 s’haurà de sol•licitar al proveïdor un abonament d’aquella i l’emissió d’una nova factura amb data 2013.

4. Fons de Maniobra – Tresoreria

4.1. Operacions de FM amb càrrec al pressupost 2012 i justificació de les mateixes

Fons de Maniobra d’unitats administratives (inclosos els FM de targetes VISA)

S’estableix la data límit del 30.11.2012 per a realitzar operacions de fons de maniobra d’unitats administratives amb càrrec al pressupost 2012.

La justificació de les operacions amb càrrec al pressupost 2012 s’haurà de presentar l’1.12.2012 a la Secció de Comptabilitat i Pressupostos del SEPIC.
Per tant, tots els pagaments realitzats des de l’1.12.2012 aniran amb càrrec a l’exercici 2013.

En el cas dels projectes o accions d’R+D subvencionades que necessiten obligadament que tota la despesa estigui comptabilitzada, pagada i regularitzada amb càrrec al pressupost 2012, les habilitacions, o persona que designi cada unitat administrativa, hauran de tramitar la sol•licitud de pagament al Fons de Maniobra central de la Tresoreria, d’acord amb l’establert al punt 4.2

És necessari que les operacions subjectes a retenció d’IRPF, es regularitzin dins l’exercici en el qual han estat pagades per tal de poder complir amb la normativa d’IRPF i evitar incoherències entre la declaració presentada per la UdG i la presentació de la renda dels tercers davant l’AEAT.

4.2. Fons de Maniobra central de la Tresoreria

El Fons de Maniobra central de la Tresoreria podrà realitzar pagaments amb càrrec al pressupost del 2012 fins al 18.12.2012, data en que haurà de presentar la seva justificació a Comptabilitat i Pressupostos.

D’acord amb el punt anterior, el Fons de Maniobra central de la Tresoreria realitzarà els pagaments amb càrrec a projectes o altres accions de R+D que hagin d’estar regularitzats i comptabilitzats obligadament amb càrrec al pressupost del 2012.

De manera general, els pagaments que es realitzin a partir del 19.12.2012 aniran a càrrec del pressupost 2013.

4.3. Anul•lació de xecs incobrats

Per tal de procedir a la comptabilització dels xecs prescrits per no cobrament de l’any 2007 i anteriors, s’ha d’adjuntar una llista detallada, segons model de la intranet de la Tresoreria del SEPIC, de tots els xecs emesos l’any 2007 i anteriors (pendents de cobrament) que constin en la conciliació del fons de maniobra com a pendents de descomptar del banc, si no s’ha fet durant el 2012.

El traspàs des del compte d’habilitació al compte general d’administració 2100 0002 57 0201338172 per l’import total de la suma d’aquests xecs, caldrà fer-lo en el termini màxim del 31.12.2012.

4.4. Conciliació dels Fons de Maniobra

Les habilitacions hauran de comptabilitzar tots els pagaments efectuats el 2012, que hagin quedat pendents de justificació, durant la primera setmana de gener. És important recordar que no es podrà comptabilitzat cap pagament del 2013 fins que la Tresoreria els ho autoritzi. Llavors hauran d’avisar la Tresoreria, qui confeccionarà l’esborrany de conciliació del Fons de Maniobra de 2012 amb dades extretes de l’aplicació informàtica.
Caldrà una breu explicació del motiu pel qual els pagaments realitzats abans del 15.11.2012 no es varen justificar dins l’exercici.

Un cop conformada la conciliació per part dels responsables de l’àrea o servei podran iniciar la comptabilització dels pagaments efectuats al 2013.

4.5. Saldo dels fons de maniobra a 1.12.2012

El saldo que resulti després de la justificació realitzada l’1.12.2012, quedarà en poder de l’habilitació del centre com a bestreta de la dotació per a l’exercici 2013.

4.6. Dotació dels fons de maniobra per a l’any 2013.

A partir del dia 7.01.2013, la Tresoreria ingressarà en els diferents comptes de fons de maniobra la dotació corresponent a l’any 2013, de la qual es deduirà la bestreta a què fa referència el punt anterior.

5. Pròrroga del pressupost

Tal i com estableixen les Bases d’Execució del Pressupost, en el cas que a l’inici de l’any el Consell Social no hagi aprovat el pressupost del 2013, la Gerència cursarà les instruccions oportunes per a la pròrroga del pressupost del 2012.

6. Incorporació de romanents

D’acord amb el que recull l’art. 7 de les bases d’execució del pressupost, s’incorporaran automàticament els romanents específics que corresponguin a crèdits de despeses que no s’hagin utilitzat per a la finalitat prevista durant l’exercici que ha finalitzat.